Mit EDIMATO digitalisieren Sie Ihren gesamten Belegfluss bei Bestellungen und Aufträgen. Relevante Informationen aus PDF-Dateien und E-Mails werden erkannt und können in das in ERP-System übermittelt werden. Der manuelle Aufwand bei der Daten-Erfassung wird minimiert. Fehler durch Abtippen werden verhindert, Arbeitskosten gespart.

Wirtschaftlichkeit bedeutet auch eine schnelle Implementierung. EDIMATO lässt sich nahtlos in Ihre bestehende ERP-Landschaft (SAP, Microsoft Dynamics, Abacus etc.) integrieren.

Geringe Implementierungskosten: Kurze Projektlaufzeiten sorgen für einen schnellen ROI.

Zukunftssicher: Erfüllen Sie alle gesetzlichen Anforderungen an den elektronischen Rechnungsverkehr (E-Invoicing) ohne teure Nachrüstungen.

Nicht-digitale Partner (die nur PDFs senden) werden ohne deren Zutun in eine vollautomatische EDI-Kette eingebunden.

EDIMATO liest die PDFs aus und verbucht sie so, als wären es echte EDI-Nachrichten.

Ihr Geschäftspartner muss technisch nichts ändern, Sie profitieren dennoch von 80 % Automatisierung.

Die Software teilt Belege in 80 % vollautomatisch (Sicherheitsprüfung bestanden) und 20 % manuelle Entscheidung (Sicherheitsprüfung fehlgeschlagen) auf. Dies verhindert teure Fehlbuchungen im ERP, die bei reinen „KI-Extraktions-Tools“ oft im Nachgang korrigiert werden müssen.

1. Zustellung durch den Lieferanten

Der Lieferant ändert an seinem bisherigen Verhalten nichts. Er sendet seine Rechnung wie gewohnt als maschinenlesbares PDF (direkt aus seinem ERP erstellt, kein Scan) per E-Mail an eine dedizierte Adresse Ihres Unternehmens oder lädt sie in ein Portal hoch.

2. Datenextraktion & Konvertierung (Das "Mapping")

Sobald das PDF eingeht, übernimmt die EDIMATO-Engine:

Identifikation: Das System erkennt den Absender und das Beleglayout.
Auslesen: Kopfdaten (Rechnungsnummer, Datum, Steuersatz) und Positionsdaten (Artikelnummer, Menge, Einzelpreis) werden digital extrahiert.
Konvertierung: Die unstrukturierten PDF-Informationen werden in ein strukturiertes EDI-Format (z. B. EDIFACT oder ein XML-basiertes ERP-Format) übersetzt.

3. Validierung & Sicherheitscheck

Bevor die Daten in Ihr ERP-System fließen, findet eine automatisierte Prüfung statt:

Erfolgreich (ca. 80 %): Entsprechen die extrahierten Daten den Regeln (z. B. Summenprüfung korrekt, Lieferant bekannt), wird der Beleg für die Dunkelbuchung freigegeben.

Korrekturbedarf (ca. 20 %): Gibt es Unstimmigkeiten (z. B. unbekannte Artikelnummer oder Preisabweichung), wird der Beleg zur manuellen Kontrolle markiert. Ein Mitarbeiter kann diesen mit wenigen Klicks im Dashboard freigeben oder korrigieren.

4. Import & Dunkelbuchung im ERP

Die konvertierten und geprüften Daten werden über eine Schnittstelle (API) direkt an Ihr ERP-System (z. B. Abacus, SAP oder Microsoft Dynamics) übergeben. Dort wird die Rechnung automatisch als Buchungssatz angelegt und mit dem entsprechenden Wareneingang abgeglichen.

Der entscheidende Vorteil: Sie sparen die Zeit für das manuelle Abtippen, während Ihr Lieferant keinerlei Kosten für eine EDI-Anbindung hat.

Jede manuell abgetippte Bestellung und jede händisch erfasste Rechnung kostet Ihr Unternehmen bares Geld. Fehleranfällige Prozesse binden wertvolle Fachkräfte an Routineaufgaben, die keine Wertschöpfung generieren. EDIMATO macht Schluss mit versteckten Kosten: Unsere Lösung für den digitalen Datenaustausch (EDI) verwandelt unstrukturierte Daten in direkte Gewinne.

Massive Zeitersparnis:
Automatisieren Sie die Erfassung von Aufträgen und Rechnungen.
Was früher Stunden dauerte, geschieht mit EDIMATO in Sekunden.

Fehlereliminierung:
Manuelle Tippfehler führen zu Fehlverkäufen, Retouren und teuren Korrekturschleifen.
EDIMATO arbeitet zu 100 % präzise.

Skalierbarkeit ohne Personalkosten:
Steigern Sie Ihr Belegvolumen, ohne neues Personal einstellen zu müssen.
Ihre bestehende Infrastruktur wächst einfach mit.

 

Schnellere Liquidität:
Durch die automatisierte Verarbeitung von Rechnungen (ZUGFeRD/XRechnung)
verkürzen Sie Durchlaufzeiten und optimieren Ihren Cashflow.